Quels outils pour établir ses devis et ses factures ?
Gérer sa comptabilité, créer des factures et établir des devis, il ne faut pas se mentir, ce n’est probablement pas la partie préférée de la majorité des dirigeants d’entreprises !
Et pourtant, cette étape cruciale permet à vos clients et prospects de se faire une idée sur la qualité de vos services internes et votre réactivité ! Il est important de donner une image d’efficacité, de clarté et de simplicité de vos services administratifs, cela fait aussi partie de l’expérience client, au même titre que la qualité de votre travail !
Afin de choisir les meilleurs outils de facturation et de devis, il faut tout d’abord prendre en compte vos besoins selon le profil comptable de votre entreprise et sa taille. Le meilleur logiciel de devis et facturation sera celui qui est le plus simple à utiliser pour vous, le plus ergonomique et surtout celui qui vous fera gagner du temps !
Il est indispensable de s’équiper d’un logiciel de devis et facturation performant et adapté à vos besoins. Dans le bâtiment, des logiciels spécifiques existent, avec des fonctionnalités spécialement adaptées à votre activité.
Pourquoi choisir un logiciel devis facturation spécifique au bâtiment ?
Actuellement vous proposer peut-être vos devis à vos prospects via Excel, mais des solutions existent pour des devis plus rapides et à l’apparence plus professionnelle. N’oubliez pas qu’il s’agit du premier contact formel entre vous et un potentiel client, il est indispensable de faire une bonne impression. Et au-delà de la qualité de votre travail ou de votre expérience, cela passe aussi par une communication de qualité et des supports engageants.
Toutes les entreprises ont besoin d’un logiciel de facturation répondant à des besoins de bases :
- Rédiger des devis ;
- Emettre des factures ou transformer un devis en facture ;
- Enregistrer et suivre les paiements ;
- Relancer les impayés ;
- Suivre sa trésorerie, faire les déclarations légales ou transmettre les informations à son comptable.
Cependant, le secteur du bâtiment subit des contraintes supplémentaires, qu’un bon outil de devis BTP peut vous aider à surmonter :
- Respecter les mentions légales : de nombreuses mentions spécifiques à la profession sont obligatoires et sont gérées automatiquement par l’outils de devis et facturation ;
- Chiffrer précisément, selon la nature des prestations et les matériaux : votre outil de devis peut vous aider dans le chiffrage, en disposant par exemple d’une base de données de vos matériaux et prestations spécifiques afin de faciliter la saisie des éléments ;
- Pouvoir répondre rapidement et efficacement à vos prospects sans perdre de temps à chercher des informations ou vérifier la mise à jour des éléments légaux ;
- Disposer des informations mises à jour partout et tout le temps : il est indispensable pour vous de pouvoir consulter vos devis tant au bureau que sur un chantier lors de vos déplacements. Un logiciel accessible facilement en ligne vous fera gagner en productivité ;
- Pouvoir être utiliser en simultané par plusieurs utilisateurs : pour incrémenter des données, pour effectuer des devis et également pour facturer et enregistrer des paiements.
Un logiciel ou un outil souple et agile vous permettra de gagner en efficacité.
Parmi les plus connus, vous pouvez vous tourner vers QuickBooks, EBP ou Cegid. L’avantage pour vous de prendre un logiciel reconnu sur le marché, c’est qu’il a fait ses preuves et que vous bénéficierez d’un service client et d’assistance. De nombreux logiciels cumulent les fonctions en proposant aussi une gestion de base de données clients (CRM), une interface destinée à votre service comptable et à votre expert-comptable pour les déclarations légales.
Que penser des outils en ligne pour devis et factures ?
C’est une bonne option si vous disposez d’équipements et d’une connexion internet en déplacement. Souvent moins chers qu’un logiciel, les générateurs de devis en ligne ne sont pas moins performants ! Vous pouvez enregistrer toutes vos données personnelles et clients essentielles, les utiliser facilement et créer ainsi des devis en factures facilement. Ils nécessitent également moins de ressources de stockage et d’exécution pour vos appareils en mobilité et seront plus rapides.
Mention spéciale à l’ergonomie de Devizen et à Obat pour sa conception spécialement adaptée aux professionnels du bâtiment. Avec leurs coûts modérés, vous les rentabilisez très vite. La plupart propose également des périodes d’essais gratuites afin de vous familiarisez avec le produit et découvrir celui qui sera la plus adapté à vos besoins.
Certains peuvent même proposer une base gratuite, et des options métiers ou avancées payantes. Des petites fonctionnalités supplémentaires peuvent être proposées comme le paiement en ligne des factures par vos clients.
Porter une attention toute particulière à leurs capacités d’adaptation à vos outils de comptabilité mais aussi à leur comptabilité avec les évolutions réglementaires à venir. Proposent-ils une facturation dématérialisée ? Proposent-ils des fichiers compatibles avec vos outils et ceux de votre expert-comptable ? Disposent-ils d’une hotline facilement accessible ? Sont-ils multi-supports (smartphone, tablette, PC) ?
Pour aller plus loin : BPI France propose une étude intéressante sur la gestion comptable, détaillant les avantages et les inconvénients d’outils en ligne ou d’outils acquis.
