Automatiser la relance client pour plus d’efficacité
Quel délai pour le paiement des factures ?
Il est de votre ressort d’indiquer explicitement les délais de paiement que vous accordez à vos clients, tant sur le devis que la facture ou dans les conditions générales de vente. Dans un cadre contractuel, vous pouvez également accorder des délais ou conditions de paiement spécifiques, en plusieurs fois, avec un acompte etc… Il est toujours impératif de le spécifier sur les documents que vous remettez au client.
Il est également recommandé d’ajouter sur vos factures les pénalités possiblement encourues en cas de retard de paiement. Le cadre légal n’impose pas de pénalités de retard entre un professionnel et un « non professionnel » (un consommateur, un particulier). Entre professionnels en revanche, des pénalités peuvent être appliquées dès le premier jour de retard. Ce premier jour s’établit selon les délais de paiement accordés par les CGV ou le contrat. Les pénalités doivent être indiquées sur la facture, et doivent correspondre au taux directeur semestriel de la Banque Centrale Européenne en vigueur au 1er janvier ou au 1er juillet, majoré de 10 points. Elles s’accompagnent d’une indemnité forfaitaire de recouvrement de 40€.
Les délais de paiement ne peuvent dépasser 60 jours nets à compter de la date de la facture dans le cadre général. Toutefois, de nombreuses spécificités existent entre professionnels ou pour la vente aux particuliers.
Pourquoi automatiser la relance des factures impayées ?
La première relance d’un client pour une facture impayée est une étape importante dans le recouvrement, car cette opération est simple, peu coûteuse et souvent efficace.
Bien souvent, votre client a simplement un retard dû à un oubli, une surcharge de travail ou simplement une méconnaissance des délais de paiement. C’est pour cela qu’il est important d’effectuer une première relance pour impayée rapidement, de manière courtoise et automatiquement. De nombreux logiciels de comptabilité et de gestion client proposent cette option qui vous facilite le travail.
En effet, les délais de paiement sont souvent différents selon les entreprises, et il est parfois facile de s’y perdre. Un courrier de relance règle efficacement le problème.
On constate bien souvent que de nombreuses entreprises ne relancent qu’une partie de leurs clients et de leurs factures (les plus élevées) par manque de temps. Ce n’est pas selon nous la meilleure solution, car de petites factures peuvent faire de grands bénéfices. Il est donc préférable d’automatiser la relance à toutes les factures plutôt que de faire manuellement une partie de celles-ci.
Comment réaliser une lettre de relance efficace ?
Afin de rédiger une demande de paiement efficace et personnalisée, voici les points indispensables à indiquer dans votre courrier :
- L’identité et l’adresse de votre client, et envoyer le courrier au bon interlocuteur ;
- La date et le numéro de la facture impayée ;
- Le montant de la facture (ainsi que les pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire de recouvrement, s’il s’agit d’un professionnel) ;
- La date d’échéance qui doit être dépassée le jour de la rédaction de la relance.
Nous vous recommandons de rédiger un courrier courtois, simple et factuel, dénué de tout jugement, exposant simplement le retard de paiement et invitant votre client à régler sa facture au plus vite.
Comment automatiser la relance client ?
Plusieurs solutions s’offrent à vous. Du simple publipostage avec un logiciel de traitement de données et de traitement de texte, à la relance automatique via votre logiciel de comptabilité, tout est bon pour vous faciliter le travail !
De nombreux logiciels proposent des lettres de relance de factures impayées rédigées, qui se personnalisent automatiquement. Cela implique que la saisie de vos factures soit faite avec précision et que tous les détails de paiements soient indiqués. Mais aussi que le paiement de vos factures soit suivi de près afin de ne pas relancer un client qui aurait payé !
La suite EBP par exemple propose un suivi intuitif et simple des factures ainsi que des relances. En ajoutant simplement la date d’échéance de chaque facture que vous enregistrez, le logiciel vous proposera un tri automatique des relances à envoyer. Vous pouvez également y ajouter un nombre minimal de jours de dépassement avant relance.
Que faire si ma première lettre de relance reste sans réponse ?
La première lettre de relance, bien que souvent efficace, peut rester sans réponse. Vous avez alors la possibilité d’en envoyer une seconde ou de prendre contact personnellement par mail ou téléphone avec votre débiteur. C’est la solution la plus cordiale et commerciale que nous vous recommandons dans un premier temps. Par la suite, si malheureusement ces relances restent vaines, vous avez la possibilité d’envoyer une mise en demeure de paiement en lettre recommandée avec accusé de réception qui pourra être une pièce à ajouter au dossier en cas d’action en justice.
Vous pouvez rédiger ce courrier vous-même ou faire appel à votre cabinet comptable ou à un cabinet de recouvrement. Attention cependant aux coûts engendrés par ces derniers, cette solution, un peu de dernier recours est onéreuse et doit être gardée pour les situations difficiles ou les factures élevées.
L’aide d’un huissier peut aussi s’avérer intéressante pour les TPE/PME, car leur coût plus modique et encadré reste accessible. De plus, l’action d’un huissier est souvent bénéfique, car cela vous permet non seulement de vous décharger de la relance, mais aussi de « dépersonnaliser » cette dernière et de faire intervenir un interlocuteur neutre.
En dernier recours, une action de justice en injonction de paiement peut être envisagé. Nous vous recommandons de vous faire accompagner pour cette démarche ou d’avoir des connaissances solides.
